Come sviluppare un piano di gestione delle comunicazioni di Microsoft Project

Di Cynthia Snyder Dionisio

Quando pianifichi un progetto in Microsoft Project 2019, considera quali informazioni tu (o qualsiasi altra parte interessata) devi tenere traccia, chi ha le informazioni, come verranno consegnate e quanto spesso devono essere aggiornate. Spesso, queste informazioni vengono memorizzate in un documento separato noto come piano di gestione della comunicazione. La tabella seguente mostra un semplice esempio.



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Piano di gestione delle comunicazioni
Stakeholder Informazione Metodo Frequenza
Responsabile del progetto Rapporto sullo stato E-mail settimanalmente
Membri del team Stato del progetto Incontro Bisettimanale
Sponsor Rapporto sullo stato di avanzamento Presa della corrente Mensile
Sponsor Rischi, problemi e cambiamenti Registri Come necessario

Il piano di gestione delle comunicazioni può essere complesso o semplice come una tabella Word o un foglio di calcolo Excel. Inserisci il nome o la posizione di ogni stakeholder nella colonna più a sinistra, quindi, nella parte superiore, inserisci le informazioni necessarie, il suo metodo e la frequenza di consegna.



Non è scienza missilistica, ma devi comunque determinare in anticipo quali informazioni potresti voler tracciare, quando potresti volerlo e in quale forma. Potresti voler controllare Come evitare le insidie ​​​​comuni nella gestione dei progetti.

Fase 1 del piano di gestione delle comunicazioni del progetto: raccogliere dati

Il primo passo per monitorare lo stato di avanzamento di un progetto è raccogliere informazioni su ciò che sta accadendo. Più è semplice riportare i progressi di un progetto, meglio è, perché le persone lo faranno fare esso. Più routine puoi effettuare la segnalazione, ad esempio ogni venerdì, su un modulo specifico consegnato alla stessa persona, più facile è raccogliere dati.



È quindi possibile inserire tali informazioni in Project in diversi modi: utilizzare varie viste e tabelle per immettere informazioni in fogli di dati, immettere informazioni nella finestra di dialogo Informazioni attività o utilizzare gli strumenti di monitoraggio nel gruppo Pianificazione della scheda Attività sulla barra multifunzione .

La quantità di dati che raccogli è determinata dalle informazioni che devi monitorare e dal livello di dettaglio. Ad esempio, alcune persone usano Project solo per creare una sequenza temporale per le loro attività. Altri usano le risorse e tengono traccia del loro lavoro totale sulle attività, ma non al livello di dettaglio che scruta il lavoro orario svolto. Per alcune persone, è sufficiente contrassegnare un'attività come completata al 50% e un'altra completata al 100% e lasciare che Project presuma che tutte le risorse abbiano completato la quantità stimata di lavoro.

Fase 2 del tuo piano di gestione delle comunicazioni del progetto: applica un metodo di tracciamento

Devi identificare il miglior metodo di tracciamento per te, che è determinato dalla quantità e dal tipo di informazioni che devi monitorare. Microsoft fornisce quattro metodi di rilevamento in Project 2019:



  • Compito – totale
  • Compito – a fasi temporali
  • Assegnazione – totale
  • Assegnazione – scaglionata nel tempo

Puoi iniziare a comprendere questi metodi confrontando il monitoraggio delle attività e il monitoraggio delle assegnazioni. Puoi tenere traccia delle informazioni per compito, indicando al momento attuale (o una data di stato selezionata) il lavoro totale completato o i costi per l'attività. Oppure puoi tenere traccia delle informazioni per Incarico, che è un monitoraggio più dettagliato che mostra il lavoro totale completato o i costi per ciascuna risorsa.

Si supponga che si stima che l'attività di test dei componenti elettrici richieda 12 ore di lavoro, in base alla linea di base del progetto. Un ingegnere, un elettricista e un assistente - tre risorse umane - sono assegnati al 100% del loro tempo. Monitoraggio da compito – totale, puoi semplicemente notare che l'attività è completata al 75%, il che si traduce in nove ore di lavoro finito.

Il progetto presuppone che le tre risorse dividano equamente il lavoro: tre ore per ciascuna risorsa. In realtà, però, l'ingegnere ha impiegato un'ora, l'elettricista sei e l'assistente due. quindi, il a fasi temporali variabile entra nell'immagine. Il monitoraggio in base alla scala temporale utilizza incrementi di tempo specifici, indipendentemente dal fatto che tu scelga di tenere traccia del lavoro per attività o del lavoro completato da singole risorse nell'attività.

Quindi, nell'attività Test componenti elettrici, è possibile utilizzare il compito – scaglionato nel tempo approccio per monitorare le nove ore su base giornaliera. Oppure puoi usare il assegnazione – scaglionata nel tempo approccio per tenere traccia del lavoro di ciascuna risorsa, oraria o giornaliera.

Se il progetto o l'organizzazione non richiedono un'assegnazione dettagliata o un monitoraggio cronologico, è meglio utilizzare il metodo attività - totale. Quindi puoi dedicare meno tempo a inserire informazioni in Project e più tempo a gestire il team e gli stakeholder.

Fase 3 del tuo piano di gestione delle comunicazioni di progetto: usa gli strumenti di tracciamento

A volte, sembra che Project fornisca un pratico pulsante per tutto ciò che devi fare su un progetto, quindi perché il monitoraggio dovrebbe essere diverso? Gli strumenti di monitoraggio nella parte superiore del gruppo Pianificazione nella scheda Attività eseguono gli aggiornamenti sulle attività selezionate in qualsiasi visualizzazione foglio. La figura mostra gli strumenti di tracciamento. I cinque a sinistra sono i pulsanti per cento di completamento e il pulsante a destra ti consente di contrassegnare le attività in pista o di aggiornare.

Pulsanti di monitoraggio del progetto

I pulsanti di tracciamento.

Questi strumenti apportano aggiornamenti specifici alle attività selezionate:

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  • Percentuale di completamento: Fare clic su questo strumento per contrassegnare rapidamente l'avanzamento di un'attività utilizzando un calcolo approssimativo della percentuale di lavoro completato con incrementi del 25%.
  • Segna in pista: Selezionando un'attività e facendo clic su questo strumento, l'attività viene registrata automaticamente alla data di stato pianificata nella linea di base.
  • Attività di aggiornamento: Per visualizzare una finestra di dialogo che contiene informazioni di tracciamento sull'avanzamento, la durata, le date di inizio e fine, trovare questo strumento nel menu che si apre quando si fa clic sulla freccia giù sul pulsante Segna sulla traccia. Ad esempio, puoi indicare se la data di inizio effettiva di un'attività è variata dalla data di inizio corrente. La figura seguente mostra la finestra di dialogo Attività di aggiornamento.
Attività di aggiornamento del progetto

La finestra di dialogo Attività di aggiornamento.

Puoi utilizzare alcuni altri strumenti, che si trovano altrove in Project, per tenere traccia e illustrare i progressi:

  • Aggiorna progetto: Contrassegna tutte le attività in un progetto come completate fino a una data di stato specifica. Puoi anche utilizzare questo strumento per riprogrammare il lavoro non completato.
  • Sposta attività: Riprogrammare tutta o parte di un'attività selezionata. È possibile utilizzare questo strumento, che si trova nel gruppo Attività nella scheda Attività sulla barra multifunzione, per spostare un'attività in avanti o indietro o per ripianificarne parti entro la data di stato.
  • Aggiungi linea di avanzamento: Attiva un tipo di strumento di disegno. Nella scheda Formato, nel gruppo Formato, fare clic su Griglia. Fare clic sulla freccia giù e selezionare Linee di avanzamento. Viene visualizzata una finestra di dialogo in cui è possibile, in date particolari, impostare linee di avanzamento: Indicano quali attività sono in anticipo o in ritardo rispetto alla pianificazione tramite una linea verticale che collega le attività in corso.

Per tutto, c'è una vista Microsoft Project

Potresti già sapere che Project ha una vista per tutto ciò che vuoi fare. Ad esempio, è possibile utilizzare la visualizzazione Elenco attività e Gestione attività per aggiornare facilmente le informazioni sulle attività o sulle risorse. Sono disponibili così tante varianti che potresti credere che Microsoft addebiti dalla vista.

Foglio di monitoraggio del progetto

Foglio attività: visualizzazione tabella di monitoraggio.

Visualizzazione della tabella di monitoraggio del progetto

Utilizzo attività: visualizzazione tabella di monitoraggio.

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Progetto

Utilizzo attività: visualizzazione tabella di utilizzo.

Durante il monitoraggio utilizzando la visualizzazione Elenco attività, inserisco una colonna che mostra la percentuale di completamento. Per inserire la colonna, è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di una colonna e fare clic su Inserisci colonna, quindi fare clic su % di completamento.

A seconda del metodo di tracciamento, sono necessarie visualizzazioni diverse per scopi diversi. La tabella seguente specifica la visualizzazione migliore da utilizzare per ciascun metodo di tracciamento.

Visualizzazioni di monitoraggio
Metodo di monitoraggio La migliore vista Miglior tabella o riga
Compito Scheda attività Tabella di monitoraggio
Compito – a fasi temporali Utilizzo delle attività Riga lavoro effettivo
Incarico Utilizzo delle attività Tabella di monitoraggio
Assegnazione – scaglionata nel tempo Utilizzo delle attività Tabella di utilizzo

Quando trovi la vista appropriata con le colonne corrette visualizzate, inserire le informazioni di tracciamento è semplice come digitare un numero di ore, un importo in dollari per i costi fissi o una data di inizio o fine nella colonna appropriata per l'attività che stai aggiornando.