Cosa dovresti includere nella mappa dei processi di gestione delle operazioni?

Di Mary Ann Anderson, MSE, Edward J. Anderson, Geoffrey Parker

Un processo ben definito non ha molti casi speciali o deviazioni, quindi documentare o descrivere operazioni e processi aziendali in modo chiaro e pratico garantisce che tutti i soggetti coinvolti - dipendenti, manager e parti interessate - possano vedere come le operazioni specifiche si riferiscono agli altri e cosa succede in ogni punto di un processo.



Una documentazione chiara può anche aiutare con la formazione dei dipendenti e le valutazioni delle prestazioni, l'analisi operativa e altre funzioni aziendali. I responsabili delle operazioni di solito usano mappe di processo (che sono anche chiamati flusso di per grammi, mappe di flusso, o diagrammi di flusso ) per rappresentare i processi.



Ecco un processo black-box per convertire gli input in output. Il termine scatola nera si riferisce all'incapacità di vedere la trasformazione che sta avvenendo all'interno del processo. Le uniche cose visibili sono ciò che va nel e cosa viene? su del processo.

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Le mappe di processo spesso includono questi simboli specifici per un processo molto semplice:

  • Operazioni: Solitamente rappresentato come rettangoli in un diagramma, operazioni sono i passaggi, le stazioni di lavoro, le attività o le attività eseguite per produrre l'output. Alcuni responsabili delle operazioni, oltre a diversi programmi e standard per la creazione di diagrammi di flusso, separano le operazioni in categorie quali trasformazione, ispezione, documentazione e trasporto. In tal caso, possono essere incorporati simboli diversi, come il cerchio per l'ispezione.

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  • Flussi: Rappresentato come le linee e le frecce in un diagramma, flussi possono essere beni o informazioni. In un diagramma che illustra il processo di mutuo, i flussi possono rappresentare richieste di mutuo, approvazioni inviate tramite posta elettronica e così via. Se in un processo viene utilizzato più di un tipo di materiale o informazione, i responsabili delle operazioni generalmente utilizzano un colore diverso o una linea tratteggiata per rappresentare i diversi flussi.



    I diagrammi di flusso dei processi generalmente vengono eseguiti da sinistra a destra, ma a volte possono essere eseguiti dall'alto verso il basso o anche da destra a sinistra. E i flussi non sono sempre rivolti in avanti. Ad esempio, se il materiale deve tornare a una stazione di lavoro per un'ulteriore elaborazione o rilavorazione a causa di un difetto o per altri motivi, i flussi potrebbero puntare all'indietro.

  • Ritardi: Alcuni responsabili delle operazioni utilizzano triangoli rivolti verso l'alto per rappresentare i ritardi; altri usano triangoli in basso. I triangoli hanno lo stesso significato sia che puntino verso l'alto che verso il basso. Un ritardo può essere uno dei seguenti tipi di inventario:

    • Inventario materie prime (RMI): Inventario che non è ancora entrato nel processo. Non sono state svolte attività a valore aggiunto.

    • Lavori in corso (WIP): Inventario su cui il processo ha lavorato ma non completato.

    • Inventario prodotti finiti (FGI): Inventario che il processo ha completato.

  • Risorse: Lavoro e beni strumentali come i computer sono esempi di risorse. Qui, il programmatore ha bisogno di un computer per eseguire l'operazione C.

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Indipendentemente dai simboli utilizzati, essere coerenti tra le mappe di processo è importante per evitare confusione.